Yoğun Kişilerin E-postalarınızı Yanıtlamasını Nasıl Sağlarsınız?

0

Birçok kişi için iş hayatının büyük bir kısmı e-posta yazarak, okuyarak ve/veya cevaplayarak geçmektedir. Özellikle üst düzey yöneticiler veya popüler insanlar ayda 4.000 – 5.000’den fazla mail ile başa çıkmak zorunda kalmaktadır. Emin olun bu maillerin birçoğu hiç okunmadan çöp sepetini boylamaktadır. Bunun birçok sebebi olabilir fakat engellemek sizin elinizde.

Yanıt alınacak e-postalar yazmak için neler yapmalısınız?

  1. Tanımlayıcı, kısa ve anlamlı bir konu başlığı yazın
    Konu başlığınız karşı tarafın ilk dikkat edeceği bölümdür ve e-postayı açıp açmamaya karar vermesindeki en büyük etkendir. Bu yüzden e-postalarınızda en çok dikkat etmeniz gereken kısımdır.
    “Lütfen yanıtla”, “Takip et”, “Bir sorum var” ve türevi geniş kapsamlı ve spam türü başlıklar yazmayınız.
    Bunun yerine “Digitalage dergisi eylül sayısında yazdığınız yazı hakkında”, “Perşembe günkü saat 12:00 toplantısı hakkında” türevi kişiyi ilgilendiren ve daha spesifik bilgiler içeren başlıklar yazmalısınız.
  2. Hızlıca konuya değinin
    E-posta atma sebebinize değinin ve karşı tarafı gereksiz, kalabalık bilgilerle boğmayın.
    Başarılı bir e-postanın temel formatı aşağıdaki gibi olmalıdır:
    1. Açılış selamlaması
    2. E-posta atmaktaki sebep
    3. Detaylar
    4. Call to Action dediğimiz “Eylem Çağrısı” yani karşı tarafa beklentinizi iletmek ve ne yapması gerektiği yolunda yönlendirmek
    5. Kapanış cümlesi
  3. Temel bir dil kullanın
    Edebiyat yapmadığınızın farkında olun. Normal hayattaki konuşma dilinizi kullanın, şiir yazıyormuş gibi belagatlı cümlelerden uzak durun. Anlaşılır olun. Kimse sizin yazdığınız komplike cümleleri anlamlandırmak için uğraşmak istemeyecektir.
  4. Rakam Kullanın
    Elli iki demek yerine (52) tercih edin. Birçok araştırma gösteriyor ki rakamları kullanmak okuyucunun dikkatini çekecektir. Kişi e-postayı okumadan önce süzerken rakamların olması kendisinde ilgi uyandıracaktır.
    Bunun yanında istatistiksel rakamlar kullanmak e-postanızı daha kaliteli ve güvenilir gösterecektir.
  5. E-postanızın yanıt almasını bekliyorsanız kısa tutmalısınız
    Araştırmacıların analizlerine göre kısa e-postaların yanıtlanma oranı çok daha yüksektir ve aynı zamanda geri dönüş çok daha hızlı olacaktır. Çok fazla kelimeden oluşmuş bir e-postayı okumak yerine 200 kelimenin altında oluşturulmuş bir e-postayı okumak daha caziptir.
    Yapmanız gereken gereksiz kelimelerden uzak durmak ve işi olabildiğince kısa tutmaktır. İdeal bir e-postanın uzunluğu 200 kelimeyi geçmemelidir.
  6. E-postanızda maddeler kullanın
    Blog, makale, sunum veya e-posta yazarken maddelere başvurmak karşı tarafın yazıyı takip etmesini kolaylaştıracaktır. Konuyu parçalara bölüp karşı tarafa maddeler halinde sunmak takiplerini kolaylaştıracak ve e-postanıza cevap almanızı sağlayacaktır.
    * Maddeler halinde yazarken bütün cümleler kullanmak zorunda değilsiniz ve mesajınızı kısa tutabilirsiniz. Böylece kelime kalbalığından uzaklaşacaksınız.
    * Maddeler halinde yazılmış bir e-posta okuyucunun dikkatini e-posta üzerinde sürdürmesine yardım edecektir.
    * Maddeler halinde yazın dedikse de abartın demedik =) E-postanızın yanıt almasını arttırmak için kısa tutun derken aynı şeyleri maddeler içinde diyebiliriz. En fazla 3 madde kullanımı ideal bir e-posta için yeterlidir.
  7. Temel psikoloji kullanın ve e-posta yoluyla bir isteğiniz varsa bunu isteme sebebinizi de belirtin
    Her hangi birinden bir istekte bulunurken, isteğinizi sebebi ile birlikte iletmeniz cevap almanızı kolaylaştıracaktır. Gerçek hayatta olduğu gibi bu yöntemi e-postalarınızda da uygulayabilirsiniz.
    Mesela:
    Sizinle Salı günkü toplantı hakkında konuşmamız gerek yerine
    “Sizinle Salı günkü toplantı hakkında konuşmamız gerek çünkü o hafta başka önemli toplantılarım var ve bizim de sizle mutlaka bir araya gelmemiz gerekli.” gibi bir sebep ile daha fazla yanıt alabilirsiniz.
  8. İsteğinizi açıkça dile getirin
    Net ve açık olun. Talebinizi dolaylı yollarla anlatmaya çalışmayın. E-postanızı sonlandırırken asıl isteğinizi açıkca dile getirin. “Toplantı isteğinde bulunmak”, “Yazdığınız bir yazının okunmasını veya düzenlenmesini talep etmek”, vb. istekleriniz olabilir. Bu beklentinizi son cümleniz ile açıkça belirtin.
  9. Bazı durumlarda e-posta yerine farklı iletişim yöntemleri kullanın
    E-posta yollamak karşı taraf ile iletişim kurmak için yapılan bir eylemdir. Bazen e-posta en etkili iletişim şekli olmayabilir. Konumuz e-posta yazmak üzerine olsa da bunu belirtmeden geçemeyeceğim. Bazı durumlarda yüz yüze görüşmek, telefonla görüşmek veya e-posta yerine kısa mesajla iletişim kurmak daha etkili olacaktır. E-posta yerine başka iletişim yöntemleri tercih etmek için bazı durumlar vardır:
    – Çok hızlı bir yanıt beklentisi durumunda ve zaman kısıtlaması varsa e-posta atmak yerine çevirimdışı yollar deneyebilirsiniz. Kısa mesaj atmak veya telefon etmek gibi.
    – Önemli ve ciddi bir konuysa e-posta atmak yerine yüz yüze görüşmeyi tercih edebilirsiniz.
    – Eğer gündeminizde yoğun bir konu ve kolay kolay halledilemeyecek bir durum söz konusuysa e-posta atmak yerine toplantı talebinde bulunabilirsiniz.

İş hayatında en çok tercih edilen iletişim modeli e-postadır ve e-posta yazmak bir sanattır. Yukarıda belirttiğim şekilde e-postalarınızı düzenlerseniz yanıt almanız da kolaylaşacaktır. Unutmayın bir kişiye ulaşmak için birçok yol mevcuttur. E-posta ile ulaşamazsanız bir sürü farklı yolla iletişime geçebilirsiniz. Vazgeçmeyin =)

Bu yazımdan başkalarınıda haberdar etmek için aşağıda yer alan sosyal medya paylaşım düğmelerini kullanabilirsiniz.

Fikir ve eklemelerinizi yorumlarda bekliyorum.

Hepinize sağlıklı, mutlu bir gün dilerim…

Paylas.

Yorum Yap